Ogni esigenza di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini di videosorveglianza oltre le 24/48 ore oppure oltre i 7 giorni, va sottoposta a verifica preliminare del Garante della Privacy.
A disciplinare la materia riguardante i tempi di conservazione delle immagini registrate dalle telecamere di videosorveglianza, è il punto 3.4 del Provvedimento del Garante della Privacy dell’8 aprile 2010, che fissa a 24 ore – in alcuni casi estendibili a 48 – il limite standard.
Soltanto per gli Istituti bancari e per gli impianti di videosorveglianza con funzioni di pubblica sicurezza, il Garante della Privacy ha previsto una conservazione di 7 giorni. Scadute tali tempistiche, tutte le immagini videoregistrate devono essere obbligatoriamente cancellate.
Per ogni esigenza di allungamento dei tempi oltre le 24/48 ore oppure oltre i 7 giorni, sussiste l’obbligo di una richiesta di verifica preliminare da inoltrare al Garante della Privacy. Ricordiamo che prolungamenti delle tempistiche di conservazione decisi senza consultare il Garante, sono punibili con una sanzione pecuniaria che va da 20.000 a 120.000 euro.
Conservazione immagini videosorveglianza: come richiedere la verifica preliminare per l’allungamento dei tempi
La richiesta di verifica preliminare deve essere inviata al Garante della Privacy, indicando la specifica esigenza di sicurezza del sito in questione, elencando i reali i rischi ai quali è oggettivamente sottoposto e proponendo un allungamento dei tempi che sia proporzionale alle esigenze e ai rischi espressi.
Alla richiesta va allegata una documentazione che possa descrivere il luogo in esame, comprendente una piantina planimetrica e materiale fotografico. Richieste contenenti esigenze non motivate, non documentabili, finalizzate solo all’auto-tutela in caso di reato, non vengono prese in considerazione.
Ricevuta la richiesta, il Garante procede alla verifica preliminare – la cui durata prevede tempi piuttosto lunghi (fino a 180 giorni) – al termine della quale si esprime. Non viene applicata la regola del silenzio assenso: la richiesta si ritiene accettata solo se seguita da una risposta positiva esplicita.
Conservazione immagini videosorveglianza: il Garante Privacy dice sì a un’azienda di installazione e manutenzione di impianti produzione energia
Nel corso degli anni, le richieste di verifica preliminare pervenute al Garante della Privacy sono state numerose. Non così le autorizzazioni concesse. Tra queste, vi è quella che vede una società fornitrice di soluzioni di installazione, manutenzione e assistenza tecnica per impianti e tecnologie di produzione di energia, la quale, a dicembre del 2017, ha presentato una richiesta di verifica preliminare per l’allungamento, fino a sei mesi, dei tempi di conservazione delle immagini registrate dalle telecamere di videosorveglianza da installare all’interno di ogni container addetto alla custodia, al trasporto e allo stoccaggio di attrezzature particolarmente sofisticate e di un certo valore economico – di proprietà dell’azienda – dedicate alla manutenzione meccanica, elettrica e alla ricerca guasti su cantieri di lavoro temporanei, in Italia e all’estero.
L’esigenza di prevedere un tempo di conservazione fino a sei mesi dipende, in questo caso specifico, dalla lunghezza dei tempi necessari ad accertare eventuali illeciti e ammanchi dei materiali contenuti nei container, tenuto conto del loro tempo di permanenza presso i siti di lavoro e del tempo necessario al loro trasporto e all’attività inventariale.
Gli elementi considerati dal Garante della Privacy
Sia i container – ciascuno dal valore medio di circa 200.000 euro – sia i materiali e le attrezzature contenuti al loro interno, necessari al pieno svolgimento delle attività lavorative, rappresentano un importate elemento del patrimonio aziendale. Al termine delle attività, i container rientrano in sede, dove viene effettuato l’inventario per verificare differenze inventariali, ammanchi di materiali e di attrezzature tecniche ed eventuali danni ai container stessi. In particolare, nella documentazione presentata al Garante della Privacy, l’azienda ha segnalato che, negli ultimi quattro mesi, erano stati rilevati ammanchi per un valore di 24.742 euro.
Il sistema di videosorveglianza da installare all’interno dei container – come specificato dall’azienda – si compone di una telecamera fissa con raggio di ripresa non modificabile e senza zoom, puntata verso l’interno del container, e di un dispositivo di registrazione.
A corredo della richiesta di verifica preliminare, la società ha allegato anche la copia del verbale dell’incontro con i rappresentanti sindacali aziendali, finalizzato al raggiungimento di un accordo sul sistema di videosorveglianza da installare a bordo dei container, come imposto dallo Statuto dei Lavoratori, modificato dall’articolo 23 del Decreto Legislativo del 14 settembre 2015 n. 151, attuativo del Jobs Act.
Sempre in linea con lo Statuto dei Lavoratori, l’azienda, nella richiesta al Garante, ha dichiarato di provvedere a informare tutto il personale, di porre, sia all’interno che all’esterno dei container, cartelli Area Videsosorvegliata, che informano circa la presenza delle telecamere e di nominare un Responsabile del trattamento delle immagini, vale a dire chi le visiona, le gestisce e, al momento opportuno, le cancella.
La valutazione finale del Garante della Privacy
Considerati tutti gli elementi e quanto espresso nella documentazione inviata al Garante Privacy, tale richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate trova la propria giustificazione in obiettivi e concrete esigenze di tutela del patrimonio aziendale, considerato anche il fatto che si sono verificati rilevanti ammanchi in danno della società. E questo è perfettamente in linea con lo Statuto dei Lavoratori, che – lo ricordiamo – consente l’utilizzo di dispositivi per il controllo a distanza dei lavoratori solo ed esclusivamente per “esigenze organizzativo-produttive, per la sicurezza sul lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale”.
Per quanto concerne le misure di sicurezza adottate, la società ha dichiarato che l’accesso alle immagini conservate all’interno dei videoregistratori è consentito solo ed esclusivamente ad alcuni dipendenti, appositamente nominati e dotati di credenziali di accesso personali. Dunque, la richiesta, dopo verifica preliminare accurata, è stata ritenuta idonea ed è stata accettata.
